Whistleblowere og JEX
Senest ændret: november 2023
JEX stor vægt på, at du på en sikker måde kan indberette en (formodet) uregelmæssighed, uden at du behøver at frygte negative konsekvenser.
På baggrund af loven om beskyttelse af whistleblowere har vi udarbejdet en politik for indberetning, som vi hermed udleverer til dig. Denne politik giver dig mulighed for at indberette uregelmæssigheder på et tidligt tidspunkt, så vi kan reagere hurtigt og effektivt. JEX for en åben kultur, hvor integritet og det at tage hinanden i samtale om adfærd fremmes og værdsættes.
JEX 's iværksætterråd JEX bekendt med denne ordning og godkendte den den 1. november 2023.
- Hvad anmeldelsesordningen er beregnet til
Denne ordning er beregnet til indberetning af (formodede) uregelmæssigheder, hvor samfundets interesser står på spil. Indberetningsordningen er ikke beregnet til (individuelle) arbejdskonflikter, indberetning af personlige klager over arbejdet, fremsættelse af kritik af de (politiske) valg, som JEX , og/eller til opnåelse af personlig vinding. Der skal altså være tale om en bredere interesse.
- Hvad menes der med det?
Meldingsordningen omfatter:
-
- du: den person, der (uanset om vedkommende er fastansat eller ej) udfører arbejde for os, også på vegne af en anden virksomhed (opdragsgiver). Dette omfatter egne medarbejdere, praktikanter, frivillige og vikarer;
- vi/os eller JEX: JEX B.V., JEX B.V. og andre enheder, der tilhører vores koncern, og som lader dig udføre arbejde (uanset om du er ansat eller ej), også på vegne af andre virksomheder (opdragsgivere);
- (formodet) misforhold: din begrundede mistanke om, at der foreligger en uregelmæssighed, hvor samfundets interesser står på spil. Dette er tilfældet, når:
- en overtrædelse af loven;
- (risiko for) en overtrædelse af EU-retten;
- en fare for folkesundheden;
- en sikkerhedsrisiko;
- en fare for miljøet;
- en overtrædelse af JEX interne regler;
- en trussel mod vores organisations eller en offentlig tjenestes velfungerende drift som følge af uretmæssig handling eller undladelse;
- whistleblower-rådgiver: den person, der fungerer som vores fortrolige kontaktperson, og som du kan henvende dig til vedrørende en (formodet) uregelmæssighed. JEX whistleblower-rådgiver JEX Rosalie Knoppert;
- øverste leder: den person, der har det daglige ansvar for vores virksomhed, Nick Hillebrand.
- Om den interne anmeldelse
Du kan indberette en (formodet) uregelmæssighed til whistleblower-rådgiveren. Du kan også i fortrolighed rådføre dig med whistleblower-rådgiveren om en (formodet) uregelmæssighed ved at indhente information eller rådgivning. Hvis du har mistanke om, at whistleblower-rådgiveren er involveret i den (formodede) uregelmæssighed, kan anmeldelsen også indgives til hans eller hendes nærmeste overordnede inden for JEX.
Du kan indberette en (formodet) uregelmæssighed på følgende måde:
- skriftligt (herunder via e-mail eller WhatsApp);
- mundtligt via telefon eller andre talebeskedssystemer;
- eller efter din anmodning ved et møde på stedet inden for en rimelig frist.
Du modtager en bekræftelse på modtagelsen af anmeldelsen inden for syv dage.
Hvis en (formodet) uregelmæssighed vedrører en anden virksomhed end JEX f.eks. en kunde), kan du indberette den til den pågældende virksomhed. I så fald JEX whistleblower-rådgiver JEX underrettet af den pågældende virksomhed om, at der er indgivet en indberetning.
I forbindelse med gennemførelsen af en eventuel undersøgelse kan du og andre berørte parter blive hørt. Du får mulighed for at fremsætte bemærkninger til udkastet til undersøgelsesrapporten, medmindre der er alvorlige indvendinger herimod. Vi tilstræber at aflevere undersøgelsesrapporten inden for otte uger efter anmeldelsen. Du vil blive informeret skriftligt om vores holdning til anmeldelsen. Vi vil også oplyse, hvilke (yderligere) skridt anmeldelsen har ført eller vil føre til.
- Om den eksterne anmeldelse
Du kan straks indgive en ekstern anmeldelse af en (formodet) uregelmæssighed til Huis voor klokkenluiders eller til en anden kompetent myndighed, der er udpeget ved lov. Se mere på: www.wetbeschermingklokkenluiders.nl. Du kan også gøre dette efter en intern anmeldelse. Det foretrækkes dog, at der først indgives en intern anmeldelse.
- Sådan beskytter vi dig mod uretfærdig behandling
Vi sørger for, at oplysningerne om din anmeldelse opbevares på en sådan måde, at de kun er fysisk og digitalt tilgængelige for de personer, der er involveret i behandlingen af anmeldelsen. Vi behandler alle oplysninger fortroligt og – i det omfang det er tilladt – i overensstemmelse med den generelle forordning om databeskyttelse og anden relevant lovgivning.
Vi sørger også for, at din identitet ikke bliver kendt af de personer, der er involveret i behandlingen af en anmeldelse. En undtagelse herfra er, hvis du giver dit udtrykkelige skriftlige samtykke, og de behandler din identitet fortroligt.
Du handler i god tro og indberetter en (formodet) uregelmæssighed i henhold til denne ordning. JEX på ingen måde stille dig ringere i forbindelse med indberetningen. Vi sørger også for, at dine kolleger afholder sig fra enhver form for ulempe, der hindrer din professionelle eller personlige funktion. Hvis der alligevel er tale om en ulempe, kan du drøfte det med whistleblower-rådgiveren. Denne informerer den nærmeste leder (eller den nærmeste leder hos opdragsgiveren) herom.
Vi vil heller ikke på nogen måde stille andre involverede parter, herunder for eksempel fortrolighedsrepræsentanten og/eller efterforskerne, dårligere i forbindelse med anmeldelsen.